Geef je sollicitant net zoveel aandacht als een potentiële klant

Je hebt al twee rondjes door de meubelzaak gewandeld, maar nergens is iemand te bekennen. Of je staat al minutenlang met je cadeautje voor de kassa, maar de winkelvloer blijft leeg. En je bent vast net als ik ook weleens in een restaurant geweest waar het eten geweldig was, maar de bediening om te huilen. Dikke kans dat je bij al deze bedrijven nooit meer bent teruggekomen, omdat je als klant of gast totaal geen aandacht kreeg. Eyeopener: sollicitanten hebben vaak exact hetzelfde gevoel.

Hoe anders zou dat zijn als werkgevers ze meer als waardevolle klanten benaderden?

Niet gezien of gehoord
Met name het laatste jaar ervaar ik sterker dat kandidaten kritischer zijn op hoe bedrijven hen behandelen. En misschien verbaast het je, maar het zijn vaak de meest geschikte kandidaten die zich niet gezien of gehoord voelen. Ze zijn serieus geïnteresseerd in een functie, hebben zich zorgvuldig voorbereid en zijn klaar voor een goed gesprek. Al snel volgt er teleurstelling als de gesprekspartner ter plekke nog het cv moet lezen of vragen stelt die al in een eerdere contactfase beantwoord zijn. Meermaals heb ik zeer geschikte kandidaten vervolgens zien afhaken. Het aloude spreekwoord kan weer van stal: je krijgt maar één kans om een eerste indruk te maken. En dat geldt dus net zo goed voor de werkgever als voor de kandidaat. Slecht nieuws gaat bovendien snel rond. Kandidaten praten met hun vrienden over hun sollicitatie-ervaringen. Als werkgever wil je niet bekend staan als dat bedrijf waar iemand nooit meer iets van gehoord heeft.

Volledigheid en duidelijkheid
Ook in andere fases van het sollicitatieproces gaat het regelmatig mis en laat de candidate experience te wensen over. Na de eerste selectie- of gesprekronde blijft terugkoppeling uit. Of sollicitanten krijgen te horen dat ze door zijn naar een volgende ronde, maar het duurt vervolgens weken voordat het gesprek plaatsvindt. Zelfs het arbeidsvoorwaardengesprek gaat soms met horten en stoten, als cruciale aspecten van de functie of de beloning gewoon niet eerder inhoudelijk aan bod zijn gekomen. Het had allemaal voorkomen kunnen worden door zorgvuldige voorbereiding en het goed managen van verwachtingen.

Gebrek aan eigenaarschap
Waar een tekort is aan mensen, heerst over het algemeen een gestreste sfeer. En hoe hoog de nood ook is om nieuwe medewerkers te vinden, echte tijd en aandacht voor sollicitanten is er vaak te weinig. Er zijn legio oorzaken te noemen, maar vrijwel altijd is eigenaarschap de grootste issue. Want wie is nu eigenlijk verantwoordelijk voor de vacature en het sollicitatieproces: de afdelingsmanager, de directie, HR, de recruiter of iedereen een beetje (en niemand dus)? Het hoeft niet veel moeite en tijd te kosten om het sollicitatieproces te optimaliseren en daarmee te zorgen dat je de beste kandidaten gedurende het proces vasthoudt. Het begint allemaal met een andere mindset. Kijk gewoon eens, hoe zou je het aanpakken als je sollicitant een potentiële nieuwe klant was die je graag wilt binnenhalen?

Daarbij nog enkele waardevolle tips:

  • Stop met excuses bedenken, zoals dat je het zo druk hebt. Als je echt de beste medewerker wilt vinden, dan moet je commitment aan een gestroomlijnd proces geven waarin ook jij jouw tijd investeert.
  • Solliciteer eens incognito bij je eigen bedrijf om te zien hoe de eerste communicatie verloopt.
  • Geef iemand de eindverantwoordelijkheid voor het wervingstraject en stel een duidelijke timetable op.
  • Kies voor een vast format en een helder proces bij elke vacature. Maak bij voorkeur templates voor alle documenten die je gaat gebruiken. Van de vacaturetekst tot het vragenformulier, de mails voor gespreksuitnodigingen, afwijzingen en opvolging. Ook al ben jij eindverantwoordelijke van het proces, delegeren van onderdelen gaat zo veel makkelijker.
  • Maak je proces zo compact mogelijk, bijvoorbeeld twee weken om te solliciteren en maximaal een maand om de ideale kandidaat te contracteren. Kandidaten willen snel duidelijkheid en resultaat.
  • Communiceer open met de kandidaat over het proces. Hoe ziet het tijdspad eruit? Wat zijn de beslissingsmomenten, wanneer geef je terugkoppeling en hoe? Laat bijvoorbeeld niet iemand de hele dag gespannen zijn telefoon in de gaten houden om vervolgens aan het eind van de middag een e-mail te sturen.
  • Aandacht en interesse zit in kleine dingen. In die e-mail na afloop van een gesprek om de kandidaat te bedanken voor zijn tijd. En in die ene vraag die je stelt over een onderwerp waarover jullie het in een eerder gesprek hadden (kwestie van noteren). Of in de tijd die je neemt om iemand echt een goed beeld van de organisatie te geven.
  • Jobmarketing en employer branding vragen doorlopend om aandacht. Dat betekent dus dat jouw goede werkgeverschap een plek in de complete marketingmix verdient. Ga er daarnaast slim mee om op belangrijke momenten. Bijvoorbeeld door juist gedurende een wervingstraject extra zichtbaar te zijn op LinkedIn. Jouw sollicitanten zien dat ook, het kan precies dat ene zetje zijn dat ze nodig hebben.
  • Werk je samen met een externe partij die werving en selectie voor je doet, onderzoek dan of deze met dezelfde aandacht werkt als jij. Kandidaten die worden benaderd met een vage functieomschrijving of onpersoonlijke berichten, komen niet in de positieve stemming die jij nastreeft. Kijk daarbij ook kritisch naar jezelf: hoe goed heb jij het externe bureau gebriefd?