Offboarding is belangrijk, juist nu: zo richt je het in

Met vacatures in overvloed trokken bedrijven tot twee maanden geleden alles uit de kast om sollicitanten te lokken. Eenmaal de juiste kandidaat gevonden, waren alle pijlen gericht op onboarding. Maar weet je dat offboarding minstens zo belangrijk is? En helemaal nu veel werkgevers door de coronacrisis noodgedwongen afscheid moeten nemen van personeel.

Offboarding, ook wel ‘medewerker exit management’ genoemd, is de fase waarin een medewerker een bedrijf verlaat. Een offboardingproces is geslaagd als een medewerker zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt. De reden waarom een dienstverband eindigt, mag daarbij niet van invloed zijn.

Win-win
Vertrekkende medewerkers waarderen het als een werkgever op een fijne manier afscheid neemt. Die investering verdient zichzelf terug. Zo’n laatste fase in een bedrijf blijft een oud-medewerker het meest bij. Medewerkers uiten overal hun mening over je bedrijf. Niet alleen op verjaardagsfeestjes, maar ook online. Of ze nou gelijk hebben of niet: dat heeft invloed op je reputatie. Een goede reputatie loont niet alleen richting klanten en partners, het maakt het aannemen van nieuw personeel makkelijker. En het beïnvloedt ook de achterblijvers en jezelf als werkgever als je op goede voet blijft met je oud-medewerker.

Genoeg argumenten dus om eens te onderzoeken of jij op de juiste manier afscheid neemt van je personeel. Hoe krijg je een goed offboardingsysteem?

Tip 1: Exitgesprek

In een exitgesprek kun je om feedback vragen van de vertrekkende medewerker. Waar een medewerker tijdens een dienstverband vaak voorzichtig is om feedback naar een leidinggevende of organisatie te uiten, zal hij of zij in een dergelijk gesprek vrijer praten. Bereid het goed voor, bijvoorbeeld door middel van standaardformulieren die de vertrekker vóór het exitgesprek invult. Zorg dat hij of zij zich vrij voelt om ervaringen te delen. Vertel dat je wil leren van de input van de medewerker en dat je er vertrouwelijk mee omgaat.

Tip 2: Doe iets met je bevindingen

Onderneem daadwerkelijk actie vanuit de inzichten die je opdoet in de exitgesprekken. Waarom vertrekt je personeel, als het niet vanwege de coronacrisis is? Komen bepaalde kenmerken van vertrekkers overeen? Breng dit in kaart en kijk wat je kunt doen om goede medewerkers in de toekomst te behouden.

Tip 3: Overdracht

Zorg dat er goed contact is tussen de vertrekkende medewerker en zijn of haar opvolger of achterblijvende collega. Je borgt op die manier de overdracht op een duurzame manier. Informatie gaat niet verloren en je kunt ook na het vertrek – als dat nodig is – een beroep doen op je oud-medewerker.

Tip 4: Behoud je respect en toon begrip

Veel organisaties behandelen vertrekkende medewerkers als ‘niet meer belangrijk’. De toon van hun leidinggevende verandert, ze nemen de vertrekkers niet meer mee in de communicatie en vertrekkers zien anderen met hun project aan de haal gaan. Dit kan anders: respect en wederzijds begrip is belangrijk bij offboarding. Stel je voor dat je na de coronacrisis weer extra mensen nodig hebt, dan is een goede relatie met die oud-medewerker essentieel om een mogelijke terugkeer te bewerkstelligen.

Tip 5: Schenk aandacht aan de achterblijvers

Ga in gesprek met de achterblijvers. Zij kunnen zich bij afscheid van collega’s onzeker voelen over hun eigen baan. Of als jij geen respect toont voor mensen die iets anders gaan doen of moeten vertrekken, zorg je ervoor dat andere werknemers misschien ook wel liever elders gaan werken. Je kunt achterblijvers geruststellen als je laat zien dat je collega’s tot het einde respecteert. Zo zorg je dat mensen ook in de toekomst bij jouw bedrijf willen horen. Geef in onzekere tijden zoals nu, zoveel mogelijk duidelijkheid.

Tip 6: Neem persoonlijk afscheid

Ieder afscheid is anders. Waarom gaat iemand weg? Is het eigen keuze, door boventalligheid, ziekte, pensionering of wellicht de corona-omstandigheden? Kies op basis van de specifieke situatie een passend en persoonlijk afscheid (ook een digitale afscheidsborrel is een optie!). Waardeer de inzet van de medewerker. Sluit altijd af met een bedankje.

Tip 7: Maak van je oud-medewerkers ambassadeurs

Zorg dat je oud-medewerkers ambassadeur blijven van je organisatie. Er zijn bedrijven die oud-medewerkers ‘alumni’ noemen. Alumni is Latijn voor ‘pleegkind’ of ‘leerling’. Ze dragen ook na vertrek een beetje DNA van jouw organisatie met zich mee. Met bijvoorbeeld een app, een nieuwsbrief of een socialmediagroep zorg je ervoor dat oud-medewerkers betrokken blijven. Je kunt ze bijvoorbeeld inzetten als denktank, trainer of mentor.

Essentieel

Een organisatie ziet offboarding vaak als een detail uit de hele bedrijfsvoering. Echter is een baan voor een medewerker vaak een essentieel onderdeel van zijn of haar leven. Een werkgever bepaalt voor een groot gedeelte hoe een medewerker zich voelt, óók aan het einde van een dienstverband. Sta voor goed werkgeverschap en neem hierin je verantwoordelijkheid. Ook en misschien wel juist tijdens de coronacrisis. Want het is niet alleen een lastige tijd voor werkgevers, maar ook voor je werknemers. En zodra deze crisis voorbij is, kun jij wellicht weer een beroep doen op een van je ambassadeurs.