'Jammer joh, ik lig in de zon'. Of een gifje waar iemand dansend in bikini op het strand is: best grappig als out-of-office, maar ook best flauw. In een gemiddelde vakantieperiode wordt jouw out-of-office mail 450 keer verstuurd, ook naar mensen die jouw humor niet delen. Dus nog vlak voordat het out-of- officeseizoen officieel losbreekt even een reminder: wat zet je erin?
Als eerste je reden van afwezigheid. Vakantie, zwangerschapsverlof: laat mensen weten waarom je plots niet meer bereikbaar bent. Houd het zakelijk, ze hoeven niet te weten dat je drie weken in een camper gaat rondrijden in de VS. Daarna ook hoelang je afwezig bent, en wanneer je weer terug bent. Door de hele periode te benoemen kan de zender van een e-mail zelf ook snappen dat je bijvoorbeeld de notulen van de vergadering van vorige week hebt gemist: je was toen al op vakantie.
Ook is het handig om expliciet te melden of je mail gelezen wordt. Misschien is het voor jou vanzelfsprekend dat je absoluut geen mail leest op vakanties, maar de zender is misschien wel een workaholic en denkt dat je de mail wél gaat lezen. En als je dat ook van plan bent, kun je dat ook in je reply zetten: Ik lees de mail wel, maar reageer wanneer ik terug ben. Of: Ik reageer wat later.
Heel belangrijk is natuurlijk waar ze terechtkunnen met vragen. Hoe specifieker, hoe beter. Hier kan je gerust vier collega's opsommen die ze verder kunnen helpen, altijd met telefoonnummer en e-mail. Vermijd woorden als 'dringend' en 'echte noodzaak'. Waarom zou je iemand afschrikken en doen alsof ze alleen onder heel dringende omstandigheden mogen mailen?
Zet in de onderwerpregel alvast iets als 'afwezig', zodat de ontvanger zelfs zonder openen weet dat je er niet bent. En de allerlaatste tip: zet gelijk een reminder aan om je out-of-officemail uit te zetten op de eerste dag terug van vakantie.
Tips voor een goede mail:
- Vertel je collega’s dat je ze in de out-of-office mail zet en met welke vragen ze dus te maken kunnen krijgen. Zo voorkom je dat ze kribbig jouw contacten terugmailen dat zij 'hier niet over gaan'.
- Speel met de datum: zet er bijvoorbeeld in dat je twee dagen later terugkomt dan eigenlijk het geval. Zo heb je na je vakantie even de tijd om te wennen en al je mail weg te werken.
- Stel een aparte mail in voor collega’s binnen het bedrijf en mensen buiten het bedrijf. En communiceer je vaak met het buitenland? Dan heb je natuurlijk een Engelse variant in je mail.